La correspondencia con esta información fue enviada a las familias y a los trabajadores a principios de año. En su mayoría, estos son solo recordatorios y aclaraciones sobre las políticas y el programa.
Todas las partes impresas de una hoja de horas deben completarse de forma legible. Tanto las firmas, el número de nómina del trabajador, así como la UCI del cliente son requeridos para verificar el servicio y garantizar que se pague al trabajador correcto. Si está incompleta, podría no ser procesada para el día de pago previsto y el pago sería retrasado. Asimismo, las hojas de horas que presenten el nombre del trabajador en la parte superior izquierda y las copias de hojas de horas con cambios de fecha no serán aceptadas ni procesadas.
Para quienes envían hojas de horas por correo electrónico, les recordamos que deben ser escaneadas en blanco y negro, y guardarse y enviarse en formato .PDF (no imagen/foto) incluyendo el nombre del cliente, la inicial del apellido, y el número de UCI en la línea de Asunto. Utilice por favor: timesheets@respiteinc.com cuando envíe las hojas de horas como archivos adjuntos de correo electrónico.
Los períodos de pago siempre terminan a la medianoche un sábado/domingo sí, y otro no (consulte la programación de pagos). Aunque el plazo límite de entrega es antes de las 5:00 pm del día lunes anterior al día de pago, las hojas de horas deben ser enviadas tan pronto como sea posible después de que los servicios son completados en ese período de pago.
Al inscribir a un nuevo trabajador, los formularios originales de Renuncia y W-4 (no enviados por fax ni correo electrónico) deben ser recibidos por Respite, Inc. antes de que esa persona pueda ser ingresada en el sistema de nómina. Lo mejor es incluir la primera hoja de horas del trabajador con los formularios originales, los cuales pueden ser enviados por correo o entregados personalmente.
El Tri-Counties Regional Center ha decidido no autorizar el reembolso de viáticos para las familias EOR/familias con trabajadores de respiro designados comenzando el año fiscal 2018-2019. La expectativa es que las autorizaciones para viáticos serán canceladas durante las reuniones de la IPP o simplemente caducarán en la fecha de finalización actual. Sin una autorización, no se puede hacer ningún pago de viáticos a un trabajador designado.
Siguiendo una directiva del Departamento de Servicios del Desarrollo, se ha eliminado el límite de 90 horas por trimestre. Esto significa que, si hay horas sobrantes de un trimestre anterior en la misma autorización, se pueden mover a otro trimestre más adelante. No se pueden tomar horas de los meses futuros.
Dado que no existen fondos para horas extras, un trabajador no puede proporcionar más de 40 horas de respiro en una semana laboral (medianoche del sáb/dom a la medianoche del sáb/dom siguiente). Se deberían hacer arreglos para que dos o más trabajadores provean el servicio durante periodos de tiempo extendidos.
Los trabajadores de respiro designados actualmente ganan $15/hora, muy por encima del salario mínimo, que es el monto de pago preferido por el estado. Esto incluye fondos que tendrían que ser reservados para otros mandatos no financiados. El DDS realizó una encuesta en 2017 para revisar varias tarifas de programas. Se desconoce si esto causará un cambio de tarifas en las áreas atendidas por Respite, Inc. Si el DDS disminuye la tarifa, habrá una disminución proporcional en la tarifa de pago por hora para los trabajadores. Este cambio puede realizarse sin previo aviso, pero no se espera sino hasta 2019.
La AB1522 es la ley de licencia por enfermedad en California. Aunque el mandato indica que se debe acumular, no hay fondos para el pago por enfermedad. Puesto que un respiro puede ser reprogramado y es sumamente a tiempo parcial, la licencia por enfermedad es difícil de justificar. Cuando sea factible, algunas o todas las horas acumuladas se pagarán al final del año calendario.
Respite, Inc. no tiene ningún control sobre las autorizaciones. Entendemos la frustración causada cuando las horas que se cree que están disponibles no se pueden pagar. Cuando esto ocurre, solo su Coordinador de Servicios en TCRC puede resolver el problema. También nos pondremos en contacto con su CS en su nombre. Una vez que se usan todas las horas autorizadas, los servicios dejan de ser un respiro y se convierten en cuidado privado de un individuo.
Si todavía está leyendo, hay algunas cosas que me gustaría destacar.
- La mayoría de los trabajadores de respiro pagados a través de Respite, Inc. son designados por la familia, quienes técnicamente son el empleador, mientras que Respite, Inc. se convierte en el Empleador Registrado, asegurando que se cumplan los procedimientos de nómina consistentes y que el programa se administre adecuadamente.
- Entre los clientes (personas atendidas), los padres, los tutores y los trabajadores, tenemos a varias personas con los mismos nombres. Esta es la razón por la que la información de las hojas de horas debe estar completa y ser legible. Si tenemos que adivinar el nombre de alguien, las horas utilizadas podrían ser aplicadas al cliente equivocado y/o se le podría pagar al trabajador equivocado.
- Procesamos hasta 1000 hojas de horas cada dos semanas. Todas deben ser impresas. Es posible que cada hoja de horas no esté disponible durante la semana del día de pago.
- No somos una oficina tecnológicamente avanzada. Al igual que con el uso del respiro, tratamos de mantener el procesamiento tan simple y eficiente como sea posible. Esta es la razón por la que las hojas solo pueden ser enviadas como .PDF, ya que los archivos adjuntos de requieren de diferentes programas y de más tiempo para tratar de imprimirse.
- El reembolso del TCRC solo se puede realizar después de que se hayan brindado los servicios, y solo es una vez al mes. Para los meses de servicio más antiguos es posible que tengamos que esperar meses para el reembolso, habiendo pagado al trabajador mucho antes. Esta es la razón por la cual el pago por fechas de servicio más antiguas puede retrasarse y cuando se envían muchos meses a la vez se pagan de forma incremental durante varios días de pago.
- Los mandatos, leyes y reglamentos continúan cambiando constantemente, lo que dificulta que los programas de respiro sigan siendo viables. El próximo acontecimiento de importancia será la Verificación Electrónica de Visitas, la cual será obligatoria en 2022.
Ahora, en su 15° año, Respite, Inc. continúa haciendo que el uso del respiro sea lo más simple y libre de estrés posible. Entendemos la necesidad y apreciamos a todos los involucrados.
Atentamente,
Diane Toevs
Coordinadora del Programa
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